Wird ein SmartFlow, z. B. eine Planfreigabe, zurückgezogen oder geschlossen, so erhalten die am Prozess beteiligten Personen hierüber eine Benachrichtigung. Direkten Empfängern des Prozesses kann bei dessen Rückzug eine kurze Begründung gegeben werden; alle weiteren Beteiligten erhalten eine vom System generierte Information.
In den Persönlichen Projekteinstellungen kann jeder Anwender individuell einstellen, ob er solche Benachrichtigungen erhalten möchte oder nicht.
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